Heidi Ulrich

Tips: dagelijks omgaan met afleiding

Ben je iemand die dagelijks snel afgeleid is? Lees dan de onderstaande tips om je aandacht te houden op wat belangrijk voor jou is. Dat maakt je leven gemakkelijker! Je hoeft geen ADD’er te zijn om er wat aan te hebben. Begin vandaag nog!

Werk

Een werkdag op kantoor betekent 8 uur lang focussen. Dat is anders dan studie. Daarbij loop je tussen elk college naar een ander lokaal en heb je echt een ‘mind reset’. Het helpt ook dat je per onderwerp in een andere ruimte zit. Zo onthoud je, vooral als je visueel ingesteld bent, specifieke dingen veel beter omdat ze bij die ruimte hoorden. Op kantoor zit je bij elke taak aan hetzelfde bureau en als je niet oplet, lijken alle taken en klanten hetzelfde. Gevolg: je gaat ze door elkaar halen. Mogelijk link je de verkeerde klant aan de verkeerde taak, ook rapporteer je aan je collega’s over de verkeerde (gedane) zaken.

Telefoon

De telefoon die rinkelt voelt als een welkome opschudding uit moeilijk denkwerk. Maar hij rinkelt letterlijk altijd op het verkeerde moment. Vergelijk het met midden in je REM-slaap worden wakkergemaakt voor iets leuks. Je komt daarna weer heel moeilijk in je flow op het niveau waar je enkele minuten daarvoor nog was. Je kunt bespreken of je géén rinkelende telefoon op je bureau krijgt. Telefooncentrales kunnen 1 telefoon uitsluiten en pas rinkelen als er na 10x echt niemand heeft opgenomen, of als iemand echt naar jou doorverbindt. Een bedrijf met secretaresse als telefoon-keeper is top.

Pauzes

Zelf ingeplande breaks zijn beter. Loop even naar de wc, of haal een rondje koffie. Je zult merken dat je hoofd óf in zombie-modus gaat, óf dat je dat laatste moeilijke probleem gaat herkauwen. Die minuutjes weg zijn heel nuttig. Waar je voor moet waken, is dat je aan een moeilijke taak begint, en je jezelf dan ‘opeens’ bij de koffieautomaat vindt, of desnoods planten watergevend – en kort daarop nog eens. Dan ben je iets moeilijks aan het uitstellen. Je herkent dit als: nee, het is geen leuke taak. Het heeft je interesse niet, en daarom je focus niet. Focussen op iets oninteressants is energievretend en moeilijk. Je zult zien dat je 1001 andere fluttaakjes wil doen alvorens je de koe bij de hoorns vat. Herken die ‘moeilijke modus’, wees streng en begin!

Hyperfocus

Heb je iets dat je wel leuk vindt, of is een oninteressante taak leuk en uitdagend geworden, dan kun je in hyperfocus schieten. Nuttig, want je leert in sneltreinvaart heel (ingewikkelde) nieuwe vaardigheden aan; maar al het andere gaat langs je heen. Je wíl afmaken wat je in z’n greep houdt. Voor je het weet is de werkdag om, en heb je veel uren in je projecten gestoken. Timeboxen is dan zinvol. En houd je eraan – want ‘nog even dat afmaken’ verzandt áltijd. Daar in schuilt ook die 20% van goed naar perfectie, die de klant nooit opmerkt, of: in een latere revisie compleet geschrapt wil hebben.

Tijdregistratie

Elk bedrijf heeft een eigen manier van tijdregistratie. Alle klanten willen immers op hun factuur zien waar hun investering naartoe gaat. Je kan wekenlang op 1 project mogen boeken, maar ook per dag voor 8 verschillende klanten uren moeten boeken. Onthoud je ze allemaal? Welnee.

Het simpelste is een Excel-sheet, en als dat werkt: go. Bewaar hem goed. Zorg dat je overal bij de laatste versie kan, via DropBox, een Drive, of je eigen NAS. Zo kun je thuis uren kunt aanvullen als je onverhoopt snel weg moet. Vergeet het geen dag, want je geheugen is vluchtig. Het is totaal niet raar om een vergadering te klokken, en naderhand met je collega’s even te matchen dat je allemaal dezelfde vergadertijd boekt.

Werkt Excel niet lekker, dan gebruik ik zelf Toggl. Dat is een timetracker met vooraf ingestelde projecten, waarop je in een klik een nieuwe taak begint en stopt. Hij woont op je bureaublad, in je browser, en kan zelfs op je smartphone. https://toggl.com/
Uiteindelijk zul je elke dag of week je uren in een door je werkgever bepaald systeem moeten invoeren. Dat kan Exact, Afas, of een eigen systeem zijn. Je mag van mij aannemen dat geen van die systemen geoptimaliseerd is op gebruiksvriendelijkheid.
Vaak 2 factor authentication (goed!) maar wel traag dubbel inloggen op momenten dat het je níet uitkomt. De vakjes zijn te priegelig, regels worden overschreven, de website doet het niet, of je wordt uitgelogd als je op verzenden drukt. Houd moed.

Wil je graag alles op papier bijhouden, dan heb ik een sheet daarvoor: urenschema.pdf. Je print dit eens per twee weken uit en schrijft het weeknummer er boven. Per taak zet je een slordige haal door de kwartieren die zijn verstreken met een taaknaam erbij. Eind van de dag voer je alles in in dat verschrikkelijke urenboeksysteem. Win!
In mijn schema zijn de grijze vlakjes start- en uitloopkwartier, en begint hij om 9:00 en eindigt om 17:30; 30 minuten pauze is inbegrepen.

Op verzoek maak ik een dynamische versie waarbij je zelf start- eindtijd en pauzeduur kunt opgeven, direct in je browser!

Omgevingsgeluid

In sommige kantoren staat dagelijks de radio aan. Dat kun je al peilen als je bij je sollicitatie even op je werkplek kan kijken, en bespreken als het je afleidt. Als je juist muziek nodig hebt om te werken, ja prima dan.

Een koptelefoon op tegen afleiding is bespreekbaar, maar het zet je wel een beetje in een isolement. Er zijn genoeg (ICT)-medewerkers die het echt wel doen. Zij horen de telefoon ook niet, en kunnen een rood of groen vlaggetje op hun monitor zetten als ze niet of wel gestoord willen worden. Zelf vind ik dat wel ver gaan, maar ik ken mensen die het doen, en als het voor jou je dag productief maakt, regel het.

Zet een koptelefoon met noisecancelling op. Je hoort dan nog alles in het kantoor, maar gedempt; en je hoort bijvoorbeeld geen ruis van de airco meer en geen gezoem van de TL-buizen, als je daar hinder van hebt. Zo’n koptelefoon kun je in overleg met je werkgever of zelf aanschaffen.

Muziek

Zelf muziek luisteren is een peuleschil. Maar de bron ervan kan juist een afleiding zijn.

Muziek op je bureaublad

Op YouTube krijg je reclames tussendoor, die leiden af. Spotify ken ik niet, kan best fijn zijn. Let op dat je niet focust op playlists maken en aanvullen; doe dat buiten werktijd. Probleem van beide is, dat je ze snel wil kunnen dempen als er een collega aan je bureau staat. En zo’n scherm verdwijnt nogal eens achter de anderen. Als je dat merkt, gebruik het niet op je werkplek.

Muziek op je telefoon

Yeah, afleiding! Je telefoon is ook je apparaat waarop appjes, smsjes, mailtjes, telefoontjes, alles binnenkomt. Geheid dat als je daar je muziek van afspeelt, je ook telkens even blikt of je nog nieuws hebt. Want vooral in de ‘moeilijke modus’ (zie boven) is elke simpele afleiding onschuldig, maar enorm verraderlijk. Plus je werkgever (vooral van een oudere generatie) is niet gecharmeerd van iemand die continu een smartphone in handen heeft.

Muziek op een apart apparaat

Een walkman? Nou, een beetje. Dit is mijn tip. Zelf heb ik een tweedehands smartphone overgekocht voor weinig. Hij loopt wat achter qua kunnen, heeft geen SIM-kaart, maar hij kan wél muziekspelers draaien. Ik heb zelf een muziekspeler die versleuteld verbindt met de muziek op mijn NAS thuis (ik ben een nerd, hier heb je skills voor nodig). Maar een verouderde smartphone met Spotify, of een Youtube-abonnementje, of met je favoriete werkmuziek direct op de telefoon… prima! Het voordeel hiervan is dat je één apparaatje hebt dat verder geen afleiding veroorzaakt. Geen appjes, berichtjes, niks. Koptelefoon erin, muziek aan of uit. Ik zweer erbij. Hij ligt altijd op mijn bureau, aan de lader. Alle onnodige appjes heb ik van het scherm gehaald, wallpaper zwart, binnen 10 seconden gaat het scherm uit. Mijn aanrader.

Muziektips

Dat is aan ieder zelf de keus, maar hier volgen enkele tips:
https://laut.fm/seasaltradio    heerlijke zeegolven met meeuwen, met nagenoeg geen reclame.
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.peakpocketstudios.atmosphere   Atmosphere, sets met sfeergeluiden voor Android. Daarin stel je zelf een combinatie sfeergeluiden in. Regen, storm, kabbelend water, geruis van de straat.

Opletten

Ik zal hierboven enorm vaak ‘let op’ hebben geschreven, maar dat is geen zaligheid. ‘Opletten’ kost ADD’ers 200% energie, waar het anderen 90% kost. Dat mentaal uithoudingsvermorgen is heel verraderlijk. Van hard sporten ga je zweten en hijgen. Van mentaal uitgeput zijn merk je niks – tot er maar 1% over is. Van een dag lang hard werken en vergaderen kun je, zodra je van omgeving switcht, in één keer naar die 1% energie vallen. Je ziet het haast niet aankomen. Zeg dan maar dag tegen dat etentje, avondje film, of studeren. Fysiek ‘dom’ sporten gaat vaak nog wel gewoon, maar gezellig doen of denkwerk: nono.

Hoe vaak ik dus ook zeg ‘let op’ – dat kan je gewoon niet de hele dag. Accepteer het en plan je dagen ernaar. Halve dag intens, halve dag rust, ’s avonds rust enzovoorts. Krijg je na lang intensief focussen altijd hoofdpijn, als een soort ontlading? Dan is mijn tip om magnesium te slikken, gewoon een voedingssupplement dat je koopt bij de Hema. Koop degene zonder calcium, want die twee stoffen neutraliseren elkaar. Je vindt ze vaak bij elkaar in een tablet juist omdat je magensiumwaarden dan niet skyrocketen, maar in dit geval wil je dat juist. Nogmaals, dit laatste is een persoonlijk advies en ik geef geen garanties.

Apps