Flyers met PowerPoint

“Maar Heidi, is dit voor een ontwerper als jij niet de reinste blasfemie?”
“Dat is het.”

Voor de ontwerper

Het ontwerp

Bereid je mentaal voor en open PowerPoint. Verander het documentformaat naar A4, portret. Dat is in hoogte 297 mm en in breedte 21 mm. Stel de marges goed in. Dit wordt de basis voor alle slides in je template.

Verwijder zo veel mogelijk voorgedefinieerde stijlen waar Microsoft je mee opgezadeld heeft. Wat je wil is dat je gebruiker (de digibeet) geen enkele manier kan vinden om af te wijken van de door jou gedefinieerde stijlen. Laat dus niets over.

Definieer de lettertypen en de huisstijlkleuren. Wees je ervan bewust dat je gebruiker deze lettertypen ook op zijn/haar computer geïnstalleerd moet hebben staan, anders toont PowerPoint een fallback. Test je kleur- en lettertypekeuzes uitgebreid uit. Je wil dat je gebruiker eigenlijk niet af wíl wijken van de door jou bedachte combinaties.

Het logo kun je als volgt scherp in je slides krijgen: open het in Illustrator. Sla het op als *.emf-bestand. Plaats het op een willekeurige slide in de template die je aan het maken bent. Selecteer het object en merk op, dat er een groepering omheen staat. Daar wil je vanaf, want die bezorgt je logo ongewenste witruimte. Degroepeer je object en plaats het op de juiste plek in je template.

Maak meerdere slide-templates. Denk aan voorblad, vervolgblad met tekst, vervolgblad met foto’s, achterblad.

Sla je template op als *.pot of *.potx , zo mogelijk met beveiliging tegen bewerken. Deel hem met je gebruiker.
Stuur bij voorkeur ook een voorbeeld, zoals een PDF of een screenshot mee, zodat de gebruiker de stijl kan controleren.

Extra logo’s

Het kan zijn dat je gebruiker extra logo’s in zijn content wil plaatsen, en zo goed is om jouw advies daarin te vragen. Vraag eerst om het logo, in vectorformaat natuurlijk. Je gebruiker moet dit voor je opsnorren bij het partnerbedrijf, al heeft hij/zij totaal geen idee van vectorformaten en whatnot. Zorg dat je de vectorbestanden in handen krijgt en ga aan de slag.

Sla het logo weer op als *.emf-bestand. Open een leeg PowerPoint-bestand en plaats hem daarin. Haal weer de groepering weg. Controleer of het logo nu ‘clean’ midden op de slide staat. Stuur je gebruiker deze ene slide (als *.ppt of *.pptx) toe.

Voor de digibeet

Dubbelklik op het *.pot of *.potx -bestand om een nieuw ontwerp te openen.

Kies uit de balk links een paginatype waarop je je content kwijt wil.

Controleer of je lettertypen lijken op die in het voorbeeld. Houd je strikt aan de beschikbare lettertypen en kleuren. Ze bestaan om ervoor te zorgen dat jij er geen potje van maakt. Jij bent goed in het verhaal, je ontwerper is goed in het ontwerp. Basta.

Denk eraan dat als je een flyer met meerdere pagina’s wil maken, je een voorgeschreven aantal pagina’s moet aanhouden. Voor een flyer met voor- en achterzijde is dat 2 pagina’s. Voor een boekje met een voor- en achterblad, en binnen twee pagina’s, is het totaal 4. Ga je vanaf daar verder, dan reken je telkens met 2 (een dubbelzijdig geprinte inlay) of 4 (voor, binnen, binnen, achter) verder. Een design met een veelvoud van vier pagina’s kan altijd tot een boekje gemaakt worden.

Maak je design compleet met tekst en foto’s. Heb je logo’s, vraag dan je ontwerper om advies. Logo’s van lage kwaliteit komen namelijk lelijk korrelig over in print. Dat doet afbreuk aan je hele flyer. Zo’n groezelig logo geeft ook eigenlijk weg: ik ken deze partner eigenlijk niet, ze weten niet dat ik hun logo hier plaats. Je wil natuurlijk uitstralen dat dat partnerschap wél beklonken is! Dus als je een brave burger bent geweest, heb je het bedrijf gecontacteerd voor hun PR-materiaal. Dat wat ze je toesturen voor jou compleet gibberish is moet je maar aanvaarden. Stuur wat je krijgt in zijn geheel door naar je ontwerper en vraag hem om het logo in een blanco PowerPoint-bestand. Hierboven staat wat je ontwerper moet doen.

Open het bestand, sleep een groot vak om het logo heen, en kopieer het naar je flyer-ontwerp. Merk je dat elementen van het logo los te selecteren zijn, zet het logo dan even op een leeg stukje slide, sleep er een groot vak omheen, en groepeer de elementen. Niet meer degroeperen daarna.

Ben je klaar met je flyer, dan kan hij naar de printer. Is dat je eigen printer, dan kun je gewoon afdrukken. Let erop dat als je een boekje wil maken, je daarvoor in de printerdialoog wat instellingen moet doen. Daarna zal de printer zelf de opeenvolgende pagina’s juist op de vellen plaatsen.

Breng je dit ontwerp naar een copyshop, sla het dan op als PDF. Daarmee zorg je dat de lettertypen meegenomen worden. Wil je een boekje afdrukken, geef dat dan bij de printshop duidelijk aan en vraag een proefdruk.

Een kleurenkopieermachine kan niet helemaal tot de rand van het papier printen, want dan zou het een vieze bende binnen in de machine worden, met al het tonerpoeder dat over de rand valt. Ook moet de printer zelf een schoon randje hebben om het papier aan te grijpen met de rolletjes. Dus bij een afdruk van een kleurenkopieermachine houd je altijd zo’n 4 millimeter witmarge over aan drie zijden. De vierde zijde, die door de grijprolletjes is aangepakt, kan zelfs een marge tot 1 centimeter hebben.

Je kunt je flyer laten ‘schoonsnijden’ om van deze witmarges af te komen. In het uiteindelijke resultaat zie je niet echt dat het nét geen A4 meer is, en het mooie is dat je kleurvlakken en foto’s tot perfect aan de rand lopen. Waarschuwing wel: kleurenkopieermachines printen nooit helemaal recht. Je voorzijde staat altijd een tikje scheef op de achterzijde. Wordt je afdruk schoongesneden, dan moet de copyshopmedewerker door blijven snijden tot er aan beide zijden geen wit meer over is. Die paar millimeter kunnen er net voor zorgen dat van een foto net een detail aan de rand afvalt.